Le renouvellement de contrat pour nos réunions pour la prochaine saison est arrivé cet après midi, comme vous le verrez à la fin un point se fera à la rentrée pour voir le niveau de fréquentation:
"A l'intention de l'Association LES CANONNIERS
Monsieur Michel FORMENTEL, Président
Monsieur le Président,
Dans le cadre de la gestion des salles socio-culturelles, il est nécessaire de programmer les activités régulières de la prochaine année 2024-2025.
A ce jour, votre association bénéficie des mises à disposition suivantes :
Site - Local
Jour
Horaires
Ferme du Mont Garin – aile droite
2ème et 4ème lundi du mois
18h00 à 22h00
En dehors des périodes de vacances scolaires
Nous envisageons de maintenir ces créneaux pour l’année à venir. Toutefois, je reste à l’écoute des demandes que vous souhaiteriez me
communiquer afin d’ajuster les horaires ou les salles mises à disposition, et obtenir un meilleur fonctionnement de votre activité. Je tacherai de répondre
positivement dans la limite des créneaux disponibles et des possibilités techniques des structures municipales.
Afin de nous permettre une étude dans les meilleurs délais, ces demandes sont à nous faire parvenir avant le 19 avril prochain par mail à lpersent@ville-lambersart.fr
Au mois de mai, nous vous ferons parvenir la convention confirmant les créneaux d'activités régulières du lundi 2 septembre 2024 au vendredi 5
juillet 2025, qui sera à nous retourner, dûment remplie et signée, sans omettre le nom du responsable de chaque activité. Je vous précise qu'il est nécessaire
que votre dossier soit totalement à jour pour le démarrage de la saison.
Dans ce cadre d’optimisation de l’utilisation des salles municipales, il vous est rappelé qu'il est nécessaire de prévenir la mairie dans les meilleurs
délais par téléphone et/ou courriel en cas de non-utilisation d’une salle à un créneau défini. En effet, le service de gestion des salles, s'il est prévenu
suffisamment en avance, pourra réattribuer le créneau non utilisé à une autre association et ajuster au mieux les nombreuses demandes à l'offre de salles disponibles.
Cette disposition sera spécifiée dans la convention précitée.
Je vous informe qu'un relevé du nombre de participants, à vos diverses activités, sera fait quotidiennement de septembre à novembre et s'il est constaté qu'une plus petite salle peut convenir, un changement sera fait
systématiquement. En effet, nous avons une liste de demande d'occupation de salle en souffrance et la salle occupée à l'origine pourrait être réattribuée.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sincères salutations.
Restant à votre disposition,
Cordialement"
Jeu 28 Mar - 20:56